賀州學院畢業生檔案管理辦法

2017年10月27日 20:12  點擊:[]

 

賀州學院畢業生檔案管理辦法

 

第一章總則

 

第一條為規范我校本、專科畢業生檔案的管理,有效地保護和利用檔案,更好地為社會選拔人才服務,根據《中華人民共和國檔案法》、《普通高等學校檔案管理辦法》相關法規、細則,結合我校實際,特修訂本辦法。

 

第二條 畢業生檔案是干部人事檔案的重要組成部分,是用人單位全面了解和選拔人才的重要依據。要確保畢業生檔案的齊全、準確與安全,任何人不得擅自撕毀、遺棄、撤換、涂改檔案材料,不得泄露或擅自向外公布檔案內容。

 

第二章畢業生檔案材料包含的內容

 

第三條畢業生檔案材料一般包含以下十一類:

 

1.高中(中專)原始檔案(可提供者);

 

2.普通高等學校招生報名登記表(可提供者);

 

3.高等學校畢業生登記表;

 

4.畢業生健康檢查表;

 

5.賀州學院學生實習鑒定表;

 

6.賀州學院學生成績表;

 

7.教師資格認定申請表(可提供者);

 

8.就業報到證(白聯);

 

9.學生獎懲材料(可提供者);

 

10.黨員/團員/積極分子材料(可提供者);

 

11.其他要求入檔的材料。


 

第三章畢業生檔案編制程序及要求

 

第四條畢業生檔案材料形成一覽表:

 

序號

內容

來源或責任部門

責任人

完成時間

1      

高中(中專)原始檔案

學生所在高中或當地招生考試院

新生班主任

就業輔導員

新生報到

三周內

2      

普通高等學校

招生報名登記表

學生所在高中或當地招生考試院

新生班主任

就業輔導員

新生報到

三周內

3      

高等學校畢業生登記表

學生工作處

就業輔導員

畢業當年

610日前

4      

畢業生健康檢查表

縣級以上醫院

畢業生本人

就業輔導員

畢業當年

61日前

5      

賀州學院

學生實習鑒定表

各二級學院

教研室主任

就業輔導員

畢業當年

610日前

6      

賀州學院學生成績表

教務處

學籍科科長

畢業當年

625日前

7      

教師資格認定申請表

賀州市教育局

教務處

畢業生本人

畢業生本人

就業輔導員

畢業當年

625日前

8      

就業報到證(白聯)

學生工作處

就業指導中心主任

就業輔導員

畢業當年

625日前

9      

學生獎懲材料

學生工作處

思教科科長

畢業當年

610日前

10      

黨員材料

黨委組織部

組織科科長

畢業當年

610日前

11      

其他要求歸檔的材料

有關職能部門

各二級學院

就業指導中心主任

就業輔導員

畢業當年

625日前

 

第五條 畢業生檔案編制具體流程:

 

1.高中(中專)原始檔案、《普通高等學校招生報名登記表》。由新生班主任從新生或在學校招生辦(郵寄件)收集、登記、整理,填寫《賀州學院新生入學原始檔案接收登記表》(附件1,一式叁份),于秋季開學三周內轉交本學院就業輔導員,由就業輔導員統一建檔、分類保存和管理,就業輔導于第四周將附件1(紙質版)移交就業指導中心。

 

2.高等學校畢業生登記表》(一式兩份)。學校統一印制,就業輔導員于1月份前到就業指導中心領取后分發給畢業班班主任,并指導學生填寫。畢業班班主任負責審核畢業生填寫的內容,并填寫班主任鑒定。各二級學院負責填寫二級學院意見并蓋章,由就業輔導員負責收集,統一交至就業指導中心。就業指導中心負責填寫學校意見、蓋章后,一份轉就業輔導員放入畢業生檔案,一份由就業指導中心轉學校檔案室。610日前完成。

 

3.《賀州學院學生實習鑒定表》(一式兩份)。由各二級學院負責組織畢業生填寫、收集,教研室主任或教學秘書于每年610日前將此表按專業、班級、學號排序后轉交本學院就業輔導員,一份裝入檔案袋,一份交就業指導中心轉學校檔案室。

 

4.《賀州學院學生成績表》(一式一份)。由教務處學籍科625日前將畢業生成績打印、蓋章后轉交各二級學院就業輔導員裝入檔案袋。

 

5.《教師資格認定申請表》(一式一份)。申請表由賀州市教育局師范科蓋章后返回,由學校接收部門或學生個人轉交各二級學院就業輔導員,由就業輔導員負責裝入學生檔案袋。

 

6.《畢業生健康檢查表》(一式兩份)。畢業生在畢業當年61日前自行到縣級以上(含縣級)醫院進行體檢,費用自理,若因畢業生檔案無體檢表而被用人單位退回,后果自負。就業輔導員于61日前負責統一收集,一份裝入檔案袋,一份交就業指導中心轉學校檔案室。

 

7.《就業報到證》(一式兩聯)。由就業指導中心于625日前按畢業生專業、班級、學號排序后轉交就業輔導員,就業輔導員將白聯裝入學生檔案袋,藍聯由畢業生本人按規定時間到報到單位報到。

 

8.學生獎懲材料(一式一份)。由學生工作處思教科負責提供,于610日前交到就業指導中心裝檔。

 

9.畢業生黨員材料(一式一份)。由學校黨委組織部組織各二級學院做好畢業生黨員材料的收集、審核、匯總等工作,于610日前將材料轉交給就業輔導員裝檔。黨員材料寄送和黨員關系管理按有關規定和要求辦理。

 

10.畢業生檔案袋封面填寫。畢業生檔案袋由就業指導中心統一印制發放,每生一個。就業輔導員負責核查畢業生檔案材料內容,并根據就業指導中心提供當年《畢業生資格審核數據庫》填寫檔案袋封面相關內容,用黑色鋼筆或簽字筆規范填寫,字跡清楚,不能隨意涂改,信息無錯漏,有制檔人簽名及簽名日期。

 

第六條畢業生檔案材料要求:原則上要求畢業生用黑色墨水鋼筆或簽字筆手工填寫《高等學校畢業生登記表》、《賀州學院學生實習鑒定表》、《優秀大學畢業生登記表》等,字跡工整清晰。檔案材料的填寫需完整,簽字、蓋章后的原件才有效。

 

第四章畢業生檔案的管理職責

 

第七條畢業生檔案材料的形成涉及學校黨委組織部、教務處、學生工作處、校辦檔案室、各二級學院等。收集范圍廣,各部門、各二級學院應高度重視,協同配合,專人負責,按時保質完成畢業生檔案相關工作。

 

第八條畢業生檔案材料主要由各二級學院就業輔導員負責收集、整理、裝檔、核查、密封等。就業輔導員必須在規定時間內主動與相關部門聯系、溝通,按時按要求完成,做到無錯漏、無遺失。

 

第九條就業指導中心負責畢業生檔案編制的總體組織、指導、協調,以及檢查密封、投遞、申請留校保管檔案的管理等工作。

 

第五章畢業生檔案的轉遞、檔案留校及退檔

 

第十條畢業生檔案按照以下規定進行轉遞:

 

1.畢業離校前已落實就業單位的畢業生檔案的轉遞:一是就業單位有人事關系接收權(黨政機關、事業單位、央企、國有企業錄用),經用人單位同意可將檔案隨轉到就業單位;二是就業單位無人事關系接收權,經單位人事部門和工作地人才機構同意可將檔案轉到人才機構托管;三是就業單位無人事關系接收權,單位又不同意由人才機構托管檔案的,畢業生檔案寄回生源地人社部門。

 

2.畢業離校前尚未落實就業單位的畢業生檔案的轉遞:回畢業生生源地人社部門或個人申請暫時留校(留校期限不超過兩年)。

 

3.參軍入伍、出國工作或留學、參加基層項目的畢業生檔案的轉遞:回生源地人社部門。

 

4.升學(專升本、讀研)的畢業生檔案的轉遞:憑調檔函或錄取通知書寄畢業生升學就讀學校的檔案管理部門。

 

5.不能按時畢業的畢業生檔案的轉遞:由就業輔導員整理后另列移交就業指導中心,待其取得畢業資格后憑畢業證到就業指導中心辦理相關手續。

 

第十一條按有關規定,畢業未落實工作的畢業生可申請檔案留校(原則上不建議畢業生申請檔案留校,申請檔案留校畢業生不簽發《就業報到證》),學校免費保管兩年。申請檔案留校處理辦法如下:

 

1.畢業生本人于畢業當年610日前填寫《賀州學院××屆畢業生檔案留校申請表》(附件2)一式叁份(一份二級學院留存、一份畢業生留存、一份就業指導中心留存),由就業輔導員根據申請情況錄入當年就業派遣數據庫。

 

2.申請檔案留校期間,畢業生需要將檔案轉回生源地的憑本人身份證到就業指導中心辦理;需要將檔案轉到工作單位的需提供單位調檔函或簽訂的協議書或勞動合同復印件辦理。

 

第十二條學生轉學、退學等學籍變動的檔案轉遞:由就業指導中心負責密封轉出,退學的學生檔案可由學生本人攜帶。

 

第十三條畢業生申請檔案留校滿兩年后,如個人不提出申請轉檔,學校則將其檔案轉至畢業生生源地人社部門,學校不再負責其檔案的管理。

 

第六章畢業生檔案的移交、轉遞、查詢

 

第十四條畢業生檔案移交分類:

 

1.未能按時畢業的畢業生檔案;

 

2.升學(專升本、讀研)的畢業生檔案;

 

3.申請檔案留校的畢業生檔案;

 

4.派往具有人事接收權的就業單位的檔案;

 

5.派往人才機構托管的畢業生檔案;

 

6.回生源地報到的畢業生檔案(含參軍入伍、出國)(按專業、班級、學號大小排序)。

 

第十五條 各二級學院于6月上旬從數據庫中形成《畢業生就業派遣方案及檔案去向一覽表》(一式兩份),并組織畢業生核對和確認,且將畢業生確認簽字后的《畢業生就業派遣方案及檔案去向一覽表》一份二級學院留存,一份于610日前交就業指導中心。

 

第十六條就業輔導員將編制并審核、封裝完畢的畢業生檔案按移交分類整理、登記,于每年75日前移交就業指導中心,填寫《××學院××屆畢業生檔案移交清單》(附件3)一式兩份打印、簽字、蓋章,辦理移交手續。

 

第十七條就業指導中心根據當年畢業生就業派遣數據庫于725日前以郵寄或送達的方式將畢業生檔案轉畢業生的報到單位(生源地人社部門、就業單位或人才機構),原則上畢業生檔案隨《畢業生就業報到證》轉出,并于當年10月前完成跟蹤檔案接收情況。

 

第十八條畢業生根據《畢業生就業派遣方案及檔案去向一覽表》于畢業當年8月初要到檔案接收單位查詢、確認檔案接收情況。如無法查詢或檔案未到應接收單位,畢業生應及時與學校就業指導中心聯系、核查。

 

第十九條就業指導中心負責收集檔案轉遞回執,并于次年3月份前分學院按專業、班級、學號整理,移交學校檔案室存檔。

 

第七章畢業生檔案的補辦

 

第二十條畢業生檔案材料重要,遺失后補辦難度大,畢業生要高度重視和及時確認去向。經查確認檔案遺失的,應盡快按以下程序補辦:

 

1.畢業生本人向所在二級學院提出補辦檔案書面申請,二級學院根據核查情況簽署意見。

 

2.攜帶申請書原件、畢業生身份證和畢業證的復印件,由學校就業中心指導畢業生到各相關部門補辦檔案材料。

 

3.補齊材料后交學校就業指導中心審核、封裝、寄送。

 

本辦法自發文之日起執行,由學生工作處負責解釋。

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

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